Deelnemingsvoorwaarden Horeca Awards 2012

Verplichtingen van de deelnemer

• De deelnemers betalen geen inschrijvingsgeld vooraf om deel te mogen nemen.
• De deelnemers vullen een grondige informele vragenlijst in over hun horecazaak
• Bij onvolledigheid van het ingezonden dossier zal , op vraag van de jury, dit moeten verdedigd worden op de jurydag Juiste data van de jurydag(en) is gepland tussen 15-20 oktober 2012 en worden meegedeeld na het afsluiten van de inschrijfdatum.
• Alle anderen zullen worden vrijgesteld voor de jurydag.
• Ze stellen aan de organisatie een voucher ter beschikking (zie art. 8). voor de anonieme jurering dewelke zal volgen na de officiële inschrijving.
• Iedere genomineerde deelnemer plaatst een kleine informatiestand (2x2m)over hun zaak op het Horeca Village (standenvillage met al de genomineerde deelnemers per categorie) de dag van het Gala van 12.00h tot 19.30h.
• Deelname in de Village onkosten bedraagt éénmalig : 150 €/inschrijving (eventuele electriciteitsaansluiting, verbruik, toiletten, vestiaire, parking, cleaning, afvalcontainers, afval-milieutaksen enz.)
• De genomineerden zijn aanwezig op de Nominatieceremonie (uitreiking eremedailles) dezelfde dag van het Galadiner.(11.00h tot 12.30h)
• De genomineerden zijn aanwezig op het eindgala (28/1/013)met minimum 2 betalende personen (190 €/pp ex btw)
  In de prijs van de tickets zit vervat : 
   
  • 2 VIP-Gala-ticket voor het eindgala;
  • Nominatieceremonie (enkel voor de deelnemers): uitreiking eremedaille en oorkonde;
  • Gratis Informatiestandoppervlakte (2x2m) op de Horeca Village;
  • VIP-receptie van het eindgala;
  • Galadiner (5-gangen menu);
  • Uitreikingsshow;
  • Een getekende oorkonde van erkentelijkheid;
  • Free- Tickets (10) Horeca Village (persoonlijke gasten van de deelnemer);
  • Opname in het jaarpalmares van de Horeca Website;
  • Opname in het Jaarpalmares (35.000 ex);
  • Opname in de Davidfonds Horecagids (65.000 ex) (culturele centra en toeristische diensten);
  • Gebruik logo HA promotie en publiciteit van uw nominatie gedurende één jaar.
  • Ontvangen een volledig screningsrapport van de jury. (pro’s en contra’s) 
     

Officiële Deelneming

• De inschrijvingen lopen vanaf maart en t.e.m. 1 oktober 2012.
   
• Een kandidatuur is pas geldig wanneer de organisatie via haar officiële website, per post of fax een volledig officieel ingevuld deelnemingsformulier van de deelnemer ontvangt en dit binnen de bovenvermelde inschrijvingsperiode.
  Annulaties zijn enkel rechtsgeldig als ze aangetekend gebeuren binnen de 14 werkdagen na de inschrijvingsdatum, zoniet is automatisch art. 18 van het deelnemingsreglement van kracht.
   
• De deelnemer ontvangt vervolgens van het Awardcomité een bevestiging van deelname. De bijgevoegde voucher bevat kort de wederzijdse verplichtingen van beide partijen en dient door de deelnemer ondertekend te worden terug gefaxt, en dit binnen de 2 dagen na de ontvangst.
   

Aantal deelnemers per categorie
Het aantal inschrijvingen per categorie is niet beperkt.
Indien blijkt dat, in een bepaalde categorie er minder dan 5 deelnemers zijn, worden deze deelnemers automatisch ondergebracht in de categorie “Personeel”.
Dit is een categorie die voor eenieder kan gelden.

Zij kunnen ook categorieën opsplitsen indien teveel deelnemers zich hebben ingeschreven.

De anonieme jury heeft de bevoegdheid om na het jurybezoek, deelnemers te verwijzen naar een andere categorie indien blijkt dat ze zich in een niet gepaste categorie ingeschreven hadden.
 

• een duidelijke omschrijving van de horecazaak;
• beantwoorden van een voorafgaandelijk vragenlijst aangaande uw zaak
• de motivatie van deelname;
• een foto en/of logo van uw zaak ( te gebruiken tijdens de Uitreikingsceremonie;
• een correcte vermelding van de openingsuren, sluitingsdagen, vakanties;
•  een voucher (zie art.8) ;
   

• Alle andere categorieën dewelke geen voorafgaandelijk anoniem bezoek krijgen zijn eveneens verplicht de voucher in te sturen. Met hen wordt een afspraak op voorhand gemaakt of verdedigen hun dossier op de jurydag.
• De deelnemende horecazaak machtigt het secretariaat van de Horeca Awards tot het uitschrijven van één voucher (met kopie) met de vermelde waarde van hun categorie.
  (zie voucher)
• De voucher zal éénmaal kunnen worden gebruikt tijdens het bezoek van het juryteam en moet afgetekend worden door het jurylid en de horecauitbater, of zijn gemachtigde.
• De voucher zal worden afgegeven, bij de afrekening, net voor de juryleden de zaak verlaten.
  Op deze manier heeft de deelnemer een manifeste bevestiging van het anonieme jurybezoek.
• Een specimen-voucher kan gedownload worden op de website van de Horeca Awards.
• De horeca-uitbater zal het personeel op de hoogte brengen van deelname aan de wedstrijd, en ook van het feit dat de jury met een voucher zal betalen bij hun jurybezoek.

Professionele vakjury :
De jurycoördinator zal de ingezonden projecten op voorhand screenen en selecteren.
De aanvaarde deelnemers zullen via een bevestigingsbrief (mail) op de hoogte gebracht worden.
Pas daarna weet de horeca-uitbater dat zijn zaak anoniem zal worden bezocht en de voucher moet worden ingediend. Een bezochte horecazaak moet min. het cijfer 8/10 behalen om tot de jurydagen toe te worden gelaten.
 

Weigering dossiers

Het Awardcomité én de jury kunnen ingezonden dossiers weigeren indien ze niet conform zijn aan de algemene deelnemingsvoorwaarden of niet-sector gerelateerd zijn.

Jurycoördinator :
dhr. Frans Rombouts - frans.rombouts@horecaawards.com
 

• Een juryteam (max. 2 personen) zal na de officiële inschrijving incognito de horecazaak bezoeken.
• Een deskundige voorstudie zal, dmv. de ingezonden vragenlijst, worden gemaakt door het juryteam zodat het juryteam beter geïnformeerd is over de te jureren zaak.
• De beoordeling zal objectief gebeuren volgens vooraf opgestelde criteria, normen en waarden en is voor alle deelnemers in dezelfde Award categorie gelijk.
• De criteria kunnen per categorie worden ingekeken in het wedstrijdreglement.

Uitreikingsgala
Elke genomineerde horecazaak is verplicht om aanwezig te zijn met minimum. 2 (betalende) personen per inschrijving op het Uitreikingsgala. (185 €/persoon – exclusief 21% btw)
De datum en de locatie van dit Gala volgen.

Extra tickets kunnen aangeschaft worden aan de prijs van € 185 per persoon (excl. 21% btw).
VIP-Gala diner arrangement (receptie, diner, showprogramma en uitreiking) : reservaties voor het Gala kunnen enkel via de website van de Horeca Awards: www.horecaawards.com

• De genomineerden zijn verplicht om een kleine informatiestand te plaatsen in het Horeca Village Dit met het oog op de contacten met de pers en op het uitbouwen van netwerkingrelaties.
• De opbouw van de stand kan gebeuren: ofwel zondag, de dag voor de Gala (14.00h tot 17.00h) ofwel de dag van de Gala zelf van 08.00h tot 10.00h.
• De standoppervlakte is gratis (2x2m) en geeft de kans om uw zaak meer bekendheid te geven.
• De organisator levert enkel de standoppervlakte, geen vooropgestelde standaardstand.
• De deelnemer deelt een klein stukje in de onkostennota van de Village per inschrijving. Een éénmalige onkostennota van 150 €/ inschrijving (eventuele electriciteitsaansluiting, verbruik, gratis toiletten, vestiaire en parking, de Hall-cleaning, afvalcontainers, afval-milieutaksen enz.) zal worden gefactureerd aan de genomineerde deelnemers.
• Extra nutsvoorzieningen (bv. tapijt, planten enz…) kunnen aangevraagd en ingehuurd worden via de website.
• De deelnemer is verplicht zijn standplaats volledig op te ruimen na de village en het afval te deponeren in de daarvoor bestemde afvalcontainer. Een vaststelling van nalatigheid beboet de deelnemer tot 250 € (ex btw) opruimingkosten
• De standruimte is naakt. Er zijn géén zij-of achterwanden voorzien, dus enkel naakte standoppervlakte.
• Eventuele grotere oppervlakten kunnen ingehuurd worden.
• Een opbouwmodule kan besteld worden via de site
• Het aantal bezoekers is jaarlijks groeiend (2500-tal personen).
• Voorzie een 300-tal hap/drankjes voor de Village (12.00h tot 19.30h)
• De organisatie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal van goederen en/of beschadiging van materialen. Gelieve u van een gepaste verzekering te voorzien.

• Enkel de winnaars van de individuele Awards kunnen toetreden tot de Exclusive Academy.
• De leden van de Exclusive Academy zijn de promotoren van de Horeca Awards België en zullen zich horecaminded gedragen in contacten met collega’s en de pers.
• Ze zijn steeds aanwezig op het eindgala van de Horeca Awards, en zoveel als mogelijk op tal van andere exclusieve organisaties van de Horeca Awards en/of haar leden.
• Ze zijn het uithangbord van de “betere” horecazaken in België.
• Ze kunnen uitgenodigd worden om te zetelen in de jury op voorwaarde dat ze zelf niet deelnemen aan de Horeca Awards.

• Door in te schrijven erkent elke deelnemer het deelnemings- en wedstrijdreglement “gelezen en goedgekeurd” te hebben en volledig akkoord te gaan met de voorwaarden.
• Verbreking inschrijving :
  Wanneer een deelnemer zijn actieve deelname verbreekt om welke redenen ook, nadat hij/zij zich heeft ingeschreven via de website, flyer, fax of per brief, en niet aangetekend, schriftelijk heeft geannuleerd binnen de wettelijk vooropgestelde termijn van 14 werkdagen, zal een verbrekingsvergoeding gelden van 350 € ex. 21% btw. (opstart- en administratie kosten en verbrekingsvergoeding) Zelfs al werd de voucher/akkoordverklaring nog niet teruggestuurd.(inschrijvingdatum op mail of postdatum is rechtsgeldig)
• Na nominatie – afwezigheid op de Village :
  Zal de deurwaarder hiervan nota nemen en de deelnemer verwijderen uit de uitslag indien deze bij de eindlaureaten (eerste 3) zou horen.
  Een sanctievergoeding van 200 € ex 21% btw, zal worden aangerekend aan de deelnemer.
• Na nominatie en bij afwezigheid op het Eindgala :
  Wordt een forfaitaire verbrekingsvergoeding van 350 € ex 21% btw, aangerekend voor de gemaakte onkosten,( reeds gedrukte oorkonde, medailles, administratiekosten ea.) Ook zal de deelnemer de onkosten van het Galadiner moeten vergoeden van 2x 190 € excl. 21% btw voor hun afwezigheid op het Galadiner.
• De individuele Awardwinnaars, alsook de laureaten van de ereplaatsen (2 én3) zijn verplicht hun ereplaats te verdedigen in de eerstvolgende editie.
  Deelnemer(s) die zich hieraan niet houden betalen een boete van 350 € ex 21% btw. na het verstrijken van de inschrijfperiode van de daaropvolgende editie.
• De deelnemer is verplicht zijn standplaats volledig op te ruimen en het afval te deponeren in de daarvoor bestemde afvalcontainer. Een vaststelling van nalatigheid beboet de deelnemer tot 250 € (ex btw) opruimingkosten
• De op het inschrijvingsformulier vermelde zaakvoerder staat persoonlijk financiëel garant voor de aangegane verbintenis, en zal de onkosten vergoeden (bv. bij faling of stopzetting zaak)
• Enkel bij overlijden van de verantwoordelijke van de zaak, waarvan de naam genoteerd staat op het inschrijvingsdocument, wordt de deelname aan de Horeca Awards ontbonden zonder verdere gevolgen. 

• De individuele Awardtrofeeën worden eigendom van de winnaars van de Awards.
• De Algemene Wisseltrofee blijft steeds eigendom van het Awardcomité en moet jaarlijks door de vorige winnaar worden terugbezorgd aan het comité minimum één maand vóór de volgende Awards-uitreikingsceremonie. Kosten van eventuele beschadigingen of verlies zijn ten laste van de winnaar.
• De eindwinnaar: een Horeca Award ontvangt ook, één plexi gevelbord en geschenken in natura.
• Dé Algemene Winnaar ontvangt een schouderlint :
  “Horeca Ambassadeur van België”
  “Ambassadeur Horeca de Belgique”

• De voorzitter van de jury, de heer Rombouts is verantwoordelijk voor de organisatie van de jurering en het samenstelling van de jury.
• Awardcomité bestaat uit de leden van het dagelijkse bestuur van de Horeca Awards.
• Deelname aan de wedstrijd Horeca Awards geschiedt op vrijwillige basis, op eigen risico, op eigen kosten en verantwoordelijkheid, zonder mogelijk verhaal ten overstaan van de organisators en de leden van de jury.
•  De deelnemers zijn verplicht eigenhandig een verzekering af te sluiten voor diefstal, brand of andere schade. (De organisatie is hiervoor niet verantwoordelijk).
• Voor situaties waarin dit reglement niet voorziet, handelt de jury in de geest van dit reglement.
• Er wordt over de wedstrijd niet met en door de jury gecorrespondeerd, evenmin als over de commentaren van de jury met betrekking tot het anonieme bezoek en de jurydag;
• Alleen de juryvoorzitter is bevoegd voor het geven van commentaar indien dit de helderheid en de duidelijkheid van de organisatie ten goede zou komen.
• Door deelname erkent en aanvaardt iedere deelnemer het huidige reglement en legt iedereen zich sportief neer bij de beslissing van de jury.
• In geval van betwisting of geschil zijn alleen de rechtbanken van Leuven (België) bevoegd;